EVDE ETKİN ÇALIŞMA
Yeminli Mali Müşavir
Bu yazımızda aşağıdaki konularda görüşlerimizi paylaşmak istiyoruz;
- •Evden çalışma dönemine nasıl hazırlanmalı?
- •Evden hem etkili çalışmak hem de morali yüksek tutmak için ne yapmak gerekir?
- •Evinizde verimli çalışabilmek için ideal çalışma ortamı nasıl yaratılır?
- •Hangi uygulamalar sayesinde daha verimli çalışma imkanı sağlanabilir?
- •En efektif çalışma saatleri hangileridir?
Öncelikle, ofisiniz- iş yerinizde yaptığınız çalışmalardan ya da düzeninizden mahrum kalacağınız düşüncesine kapılmayın. Elektronik imkanlar sayesinde ve alacağınız birkaç önlem ile huzurlu bir çalışma ortamı yaratabilirsiniz. Evinizde doğru mobilyalar, ideal ortam, hayat kurtarıcı uygulamalar, giderilen tüm ihtiyaçlar, efektif saatler derken belki de daha verimli çalışma imkanları yaratabilirsiniz.
EVDE VERİMLİ ÇALIŞMA ÖNERİLERİ
Çoğumuzun evden çalışmaya başladığı şu günlerde görüyoruz ki neredeyse tüm işlerimiz aynı ofisteki gibi evimizden de ilerleyebiliyor. Ancak kimi insan evde kendini daha miskin ve verimsiz hissediyor, kimisi de ev ortamında çok daha üretken olduğunu keşfediyor. Daha verimli olmak isteyenler için önerilerimiz var. Yaşam alanınızda yapacağınız birkaç değişiklik, ideal planlama ve çalışma için kullanabileceğiniz uygulamalar ve mola-çalışma dengelerini iyi kurabileceğiniz saat aralıkları ile tüm verimli çalışma yöntemleri mutlaka dikkate almanız gereken bir konu. Sizlere bu konuda birkaç tavsiyemiz var.A-Çalışmaya Başlamadan Önce
1. Giyinin
Evden çalışmak demek, gün boyunca pijamayla dolaşmak anlamına gelmemelidir. Güne normal saatinde başlamak, bir duş alıp giyinmek ruh halini güçlendireceği gibi kişiyi psikolojik olarak da işe hazırlar. Özellikle evden video konferans için bağlanıldığında, iyi giyinmiş olmak psikolojinize yarayacaktır. Ama resmi giyinmek gerekmeden, sadece çalışma havasına girmek için bile, uyku ve dinlenme ile bağlantılı gördüğümüz pijamalardan kurtulup bir pantolon ve tişört giymek de işe yarar. Aynı şekilde, iş bitiminde giysi değiştirip daha rahat giyinmek de beyne dinlenmeye geçme mesajı vermek açısından önerilir.
2. Telefon Konuşmaları Yapın
Evde çalışırken gün boyu kimseyle konuşmama ihtimaliniz vardır. Oysa işyerinde çalışırken iş arkadaşlarınızla etkileşim halinde olursunuz. Toplumdan izole olduğunuz hissine kapılmamak için mesajlaşma veya e-posta gönderme yerine telefonu alıp konuşmayı tercih etmek gerekir. Gün boyu tek başına çalışırken, arada telefon ile de olsa konuşmanın olumlu etkisi olacak, kişiyi canlandıracak ve daha verimli kılacaktır. İşletmeler bunun için tedbir olarak her gün video konferans yapmayı tercih edebilir. İş için olduğu gibi sosyal bağlantıları kaybetmemek açısından da bu yararlı bir yöntem olabilir.
3- Zihniniz İçin “İş” Tetikleyicileri Oluşturun
Ofiste çalıştığınız zamanlarda, her gün yaptığınız hazırlanma ve işe gitme gibi şeyler zihninizin o iş gününe hazırlanmasına yardımcı olur. Uzaktan çalışırken zihninizi benzer bir şekilde işe hazırlamak için, egzersiz yapmak, haberleri okumak veya kahve hazırlamak gibi “güne başlangıç” tetikleyicileri belirleyebilirsiniz.
4- Beslenmenize Dikkat Edin
Mümkün mertebe hafif gıdalarla öğünlerinizi geçirmenizi tavsiye ederiz. Hareket ve enerji tüketimi azaldığına göre yemeklerinizdeki enerji miktarını düşürmenizde fayda var. Sürekli yeme ihtiyacını belirli aralıklarla hafif ve sağlıklı atıştırmalıklarla gidermeye çalışın. (kuru yemişler vb.) Yemeklerde ise yine salata, yoğurt gibi yardımcı besinleri menünüze ekleyerek, doyma hissine en az kaloriyle ulaşabilirsiniz. Böylece bu dönemi kilo almadan geçirmeniz mümkün olabilir. Diyeceksiniz ki o kadar, un, pirinç, makarna ve bakliyat stokladık onları ne yapacağız? Yaratıcılığınıza güvenin, sağlıklı (zeytinyağlı vb.) tüketim formlarını bulabilirsiniz.
B- Verimli çalışma ortamı nasıl olmalı?
1.Ergonomik Çalışma Ortamı
Öncelikle evden çalışmak dediğimizde ofisteki konforu kendimize sağlamamız gerektiğini unutmamak gerek. Bunun için de ergonomik çalışma ortamı önem kazanacaktır. Kas ve iskelet sisteminiz açısından oturduğunuz sandalye, bilgisayarınızın durduğu masanın pozisyonu gibi detaylar evde verimli çalışma açısından dikkatli olunması gereken detaylardır. Saatlerinizi geçireceğiniz bu ortamda en sağlıklı pozisyonları yakalamaya özen gösterin, bu sizin veriminizi, üretkenliğinizi önemli ölçüde etkileyecektir.
2.Sessiz Ortam
Evde ofis ortamı yaratırken bir diğer önemli detay da verimli çalışma açısından evinizin en sessiz köşesini tercih etmeniz olacaktır. Dikkatinizin dağılmıyor olması, çok daha konsantre ve üretken bir çalışma deneyimi yaşamanızı sağlayacaktır.
3.Masanızın Düzeni
Ofis ortamında olduğu gibi evde de çalışma masanızın düzeni sizin verimli çalışma tecrübenizi önemli ölçüde etkileyecektir. Yapmanız gereken şey, masanızın üstünü lüzumsuz kâğıt, kalem, benzeri malzemelerle doldurmak yerine daha minimal bir düzen kurmak olacaktır.
Aynı zamanda çalışma ortamınıza biraz yeşil bitkiler, biraz da lavanta ya da yasemin gibi dinginleştirici kokular katmanız veriminizi artıracaktır.
C- Verimli çalışma nasıl olur?
1. Planlama
Motivasyonunuzu bir liste yaparak koruyun. Size önerimiz, o günün yapılması gerekenlerine başlamadan önce yaklaşık 10 dakikanızı bu liste üzerinde ayrıntılı çalışmaya ayırmak.
Önünüzdeki beş saat için efektif bir çalışma planı yapabilir ve bu beş saat geçtikten sonra yine 10 dakika ayırarak bir sonraki çalışma sürenizi planlayabilirsiniz. Listenizi oluştururken bir projeyi bitirmek gibi uzun vadeli hedefleri ve o uzun vadeli hedeflerinize yönelik görevleri tamamlamak gibi küçük hedefleri düşünün. Daha küçük olan hedefleri tamamlayarak listeden silmek, ilerleme kaydettiğinizi hissettirir ve günün geneline olumlu bir katkı sağlar. Tek bir büyük görev olarak algılanmadığında işler daha kolay hale gelir.
Listenizi aklınızda tutmayın, not alın. Böylece, neler yapmanız gerektiğini unutmamak için zihninizde yer ayırmanız gerekmez ve listenizdeki görevlerin üzerini çizmek motivasyonunuzu korumanıza yardımcı olur.
Günlük planı en doğru şekilde yapmak için birkaç ipucu:
•Gün ve hafta boyunca hedeflerinize varmak için yapmanız gerekenleri gözden geçirerek güne başlayın,
•Her birinin alacağı zamanı, karmaşıklığını ve etkisini anlayarak işlerinize öncelik verin,
•Belirli aralıklarla yöneticinize ve diğer ekip üyelerine önemli durum güncellemeleri yapın,
•Bahçenizde, balkonunuzda ya da pencerenizde hava almak ve beyninizi dinlendirmek için düzenli olarak planlanan molalar verin.
2. Molalar
Verimli çalışma teknikleri açısından bir başka detay da kendinize ideal molalar tanımak olacaktır. İdeal mola, bilgisayar ekranının başından kalkmadan sosyal medyada gezinmek değil, kalkıp evde mini bir yürüyüş ya da egzersiz yapmak, mutfakta kahve ya da atıştırmalık keyfi yapmak veya koltuğa uzanıp biraz kitap okumak gibi aktivitelerdir.
Molalarınızı güzel planladığınızda beyniniz ferahlamış olacak ve bir sonraki blok çalışmanızda veriminiz çok daha fazla artacaktır.
Beyninizi dinlendirmek için aşağıdakileri yapabilirsiniz:
•Meditasyon
•Bir kitabın bir bölümünü okuma
•Kısa yoga egzersizleri
•Evde kısa Yürüyüşler yapmak
3. Verimli Çalışma Saatleri
Sırada en verimli çalışma saatleri var. Kortizol gibi uyanıklık sağlayan hormonlarımızın en fazla salgılandığı saatler olan 08:00 ile 11:00 arası gün içerisinde en verimli sonuçlar alabileceğiniz saatlerdir. Uzmanlar bu saatler arasında planlamalar, ileriye yönelik yapıcı ve yaratıcı fikirler ile düzenlemelerin yapılmasını tavsiye ediyor.
Saat 16:00 ile 18:00 arası da uzun vadede hafızanıza almak istediğiniz konularla ilgili çalışmak için en ideal saat aralığı. Zihin bu saatlerde canlılığına yeniden kavuşur. Gerek kişisel işlerinizi gerekse online toplantılarınızı bu saatlere göre ayarlayabilir ve işlerinizde çok daha verimli sonuçlar elde edebilirsiniz.
4. Bir Ortak Çalışma Süreci Geliştirin
Evden çalışmak tek başına yapılan bir şey gibi görünebilir ama genellikle ekibinizle görüşmek, görevleri almak, kararlar vermek veya geri bildirim alıp vermek gibi durumlarda başkalarıyla etkileşim kurmak gerekir. Bu nedenle, uzaktan çalışmada iş birliği için yöntemler belirlemek önemlidir.
D-Verimli Çalışma İçin Kullanabileceğiniz Uygulamalar
Evden çalışırken kendinizi iyi planlamanız ve çalışmalarınızı düzenli tutmanız kadar önemli olan bir diğer detay da masa başında geçen saatler arasında kaybolup molalarınızı, dinlenme ya da hareket ihtiyaçlarınızı atlamamak olacaktır. Bunun için en ideali de akıllı telefonlarınızda bulunacak verimliliği arttıran uygulamalar ile çalışmak olacaktır. İşte bu uygulamalardan birkaçı:
- Zoom: “Evdekal” kampanyası içinde pek çoğumuzun tanıştığı program. Ofise gitmeyip kalabalık toplantılardan mahrum kalmamak adına, online toplantılar yapabilmenizi sağlayan aplikasyon.
- WeTransfer veya Dropbox: internet tabanlı bir bilgisayar dosya aktarım hizmetidir. Temel hizmet ücretsizdir ve premium hesaplar için daha fazla özellik mevcuttur.
- Evernote: Yazılı, sesli veya görüntülü notlarınızı bir bulutta topluyor ve tüm cihazlarınızdan erişim olanağı sunuyor. Google Keep uygulaması da aynı şekilde notlarınızı düzenli bir şekilde Google hesabınızda yedeklemenize fırsat veriyor.
- 7 Dakikalık Egzersiz: Uzmanlar tarafından seçilmiş, 10 saniyelik dinlenme aralıklarıyla 30 saniyede gerçekleştirilen 12 egzersiz programlarından oluşuyor ve 7 dakikalık seçenekleriyle tüm bahaneleri ortadan kaldırıyor.
- Toggl: Zamanınızı dakikalara kadar indirgeyip takip etmeniz gerekiyorsa Toggl tam size göre bir zaman takip uygulaması. Ücretli seçenekleri ile çeşitli planlamalar yapabileceğiniz Toggl, ayrıca verilerinizi dışarıya aktarmaya izin vermesi ile pek çok kişi tarafından halihazırda kullanılıyor.
- Slack: Ofis ekibinizle ortak kullanabileceğiniz ve uygulama üzerinden görevler atayıp, tamamlanınca bilgi verebileceğiniz, birbirinize notlar yazıp görüntülü arama yapabileceğiniz bir ekip programı.
- Asana: Bu da benzer şekilde ekipler için ideal olan bir uygulama. İş takibi yapmanız açısından ve işlerin düzenli yönetilmesi açısından kullanışlı.
- Wunderlist: Kendinize listeler oluşturmanız ve tüm cihazlardan bu listelere ulaşmanız açısından faydalı bir aplikasyon.
- ToDoist: Kişisel zamanınızı iyi yönetmek için bir uygulama. Hedefleriniz ve alışkanlıklarınız da bu uygulamayla birlikte planlama imkanı yaratıyor.
- Be Focused - Focus Timer: 25 dakika çalışma 5 dakika mola şeklinde bir sistem içerisinde çalışmayı öneren - alarmlar ile hatırlatmaları yapan uygulama.